Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ziehen zunehmend in den unternehmerischen Alltag ein. Ein zentrales Thema bildet hierbei die E‑Rechnung. Viele Unternehmen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung versenden, sind heute bereits verpflichtet elektronische Rechnungen auszustellen. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 ist außerdem klar: Die Pflicht zur E-Rechnung kommt ab 2025 auch für den B2B-Bereich. Doch es lohnt sich, die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung für das eigene Unternehmen auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung zu betrachten.
Vorteile für Rechnungssteller
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Kostenersparnis z. B. von Papier, Drucker/Toner und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten - Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Was ist eine E-Rechnung?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
werden können.
Fragen kostet nichts, Punkt.
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E-Rechnungen sind mehr als nur PDF-Dokumente
Viele Unternehmen glauben, wenn sie ihre Rechnungen als PDF versenden, sei das ausreichend. Das stimmt so nicht. Bei einer elektronischen Rechnung werden die Daten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übertragen. Der Empfänger der Rechnung kann diese Daten mithilfe vonn AIDA direkt in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
E-Rechnungen werden in verschiedenen strukturierten Formaten erstellt, darunter XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine standardisierte und vereinfachte Verarbeitung von Rechnungsdaten und erleichtern die Integration in Buchhaltungssysteme.
Beide Formate erfüllen alle zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen Ihnen den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen.
Die verwendeten Formate und ihre Unterschiede
Als das offizielle Standardformat für E-Rechnungen in Deutschland bietet XRechnung eine strukturierte und einheitliche Darstellung von Rechnungsdaten in einem rein XML-basiertes Format.
Dieses Format kombiniert eine visuelle Rechnung (PDF) mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format, was eine einfache Integration und Interpretation ermöglicht.
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