Kurzarbeit richtig erfassen, planen und abrechnen

Kurzarbeit heißt nicht nur, dass eine wirtschaftliche Herausforderung ansteht. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten z. B. im Homeoffice, sowie die Planung von Kurzarbeit stellt einen gesonderten Aufwand da. Ein Resultat dieser außerordentlichen Aufwände sind die gesonderten Kurzarbeitsstunden und Fehlgründe, wie Krank in Kurzarbeit, welche am Ende des Monats an die Lohnabrechnung übermittelt werden müssen.

Mit der AIDA Zeitwirtschaft und Personalplanung unterstützen wir Sie  genau in diesen belangen und nehmen ihnen den Mehraufwand ab.

Wie funktioniert die AIDA Softwarelösung für Kurzarbeit?

Bei Kurzarbeit ist es wichtig, dass korrekte Daten für einen einwandfreien Ablauf an die Lohnabrechnung übergeben werden. Daher ist es notwendig, sich hier richtig aufzustellen. Doch wie funktioniert die Softwarelösung Kurzarbeit?

Personalzeiterfassung bei Kurzarbeit

Die entsprechende Arbeitszeiterfassung ist bei Kurzarbeit nicht zu unterschätzen. Um die korrekten Daten für eine einwandfreie KUG-Abrechnung übergeben zu können, müssen die entsprechenden Zeiten minutengenau erfasst werden. Diese Arbeitszeiten können stationär am Terminal im Unternehmen, über die AIDA Homeoffice-Lösung von Zuhause, oder mobil an jedem belibigen Ort über die AIDA App erfasst werden.

Personalplanung bei Kurzarbeit

Nach der Basis der Zeiterfassung, ist die Personaleinsatzplanung ebenso wichtig. Gerade in Zeiten von Kurzarbeit müssen Dienstpläne und Schichten überdacht und optimiert werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen und die Kurzarbeitsschichten visuell einplanen zu können, bietet die AIDA Personaleinsatzplanung eine Vielzahl von Funktionen und Automatismen. So können beispielsweise Kurzarbeitsschichten einfach per Drag & Drop auf den gewünschten Tag der Ausgewählten Person gezogen werden.
Die Ansicht der Mitarbeiter (z.B. nach Abteilung) kann nach Ihren Zuordnungen angezeigt werden. Dies gibt Ihnen und Ihren Führungskräften die Planungssicherheit um die anstehenden Aufgaben mit dem zur Verfügung stehenden Personal zu bearbeiten.

Die Vorteile sind aber nicht nur für die Kurzarbeit interessant und relevant. Mit der Zeiterfassung von AIDA können Sie den Einsatz der Mitarbeiter effektiver gestalten und profitieren dadurch von einer zuverlässigen Personalplanung. Zudem profitieren Sie durch automatische Berechnung tariflicher und außertariflicher Regelungen sowie der rechtssicheren Arbeitszeitdokumentation (EuGH URteil vom 14.05.2019).

AIDA im Homeoffice – Personalplanung & -zeiterfassung von Zuhause

Mehr Flexibilität, bessere Work-Life-Balance und mehr Selbstständigkeit. Viele Unternehmen setzen auf diese Art des modernen Arbeitens und auch Mitarbeiter schätzen Diese. Gerade in der Zeit von Kurzarbeit. Jedoch hat das Homeoffice auch zufolge, dass die Erfassung der Arbeitszeiten, die Planungen der Aufgaben oder Schichten oftmals umständlich auf händischem Wege kommuniziert und umgesetzt werden müssen. Auch hier können die Bedingungen der Kurzarbeit berücksichtigt und automatisch berechnet werden.

Mit der AIDA Software haben Sie die Lösung und machen aus den Nachteilen des Homeoffices ab sofort Vorteile.

Monatsjournale mit Kurzarbeits-Werte

Neben den normalen Werten der Zeitwirtschaft, bieten wir für die Zeit der Kurzarbeit, ein an die besonderen Anforderungen angepasstes Monatsjournal an. In diesem Journal befinden sich neben den normalen Werten der Personalzeiterfassung wie Soll, Gleitzeit, Pause und Monat-Ist, auch die gesondert erfassten und automatisch berechneten Werte für das KUG, wie Kurzarbeitsanteil in Prozent (%), Kranktage in Kurzarbeit, Ausfallstunden in der Kurzarbeit und viele Weitere.

Dadurch hat die Personalabteilung den genauen Überblick, der Mitarbeiter erhält seine Daten weiterhin transparent und die Daten stehen zur Übergabe an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Berechnung der Kurzarbeit

Mit dem AIDA Kurzarbeits-Paket kann in der Personalzeiterfassung der personenspezifische Kurzarbeitsanteil in Prozent (%) angegeben werden. Hierbei rechnet AIDA automatisch den Kurzarbeitsanteil sowie den Soll-Wert in Stunden aus. Dabei wird der Wert der Kurzarbeit prozentual dem eigentlichen Sollwert entnommen. Das Ergebnis ist der Kurzarbeitsanteil in Stunden. Die Differenz des Kurzarbeitsanteil in Stunden und dem eigentlichen Soll-Wert ergibt den zukünftigen Soll-Wert für den Mitarbeiter in der Phase der Kurzarbeit.

Einfaches Berechnungsbeispiel:

(in Std.)

Normal:
Mitarbeiter Ist: 8

Kurzarbeit:
Mitarbeiter Kurzarbeitsanteil: 50%
KUG-Wert: 4
Mitarbeiter Ist: 4

Mehrarbeit in Kurzarbeit

Natürlich ist die Berechnung der kompletten Kurzarbeitskontos komplexer wie oben beschrieben. Denn hier gibt es viel mehr Werte die bei der Berechnung der Kurzarbeit zu berücksichtigen ist.

Berechnungsbeispiel Überstunden:

(in Std.)

Kurzarbeit 50% bei monatl. 160 Std.
Mitarbeiter Ist: 80 (ohne Überstunden)
KUG Wert: 80 (ohne Überstunden)

Mitarbeiter Ist: 84
KUG Wert: 76

Krank in Kurzarbeit

Grundsätzlich gibt es 2 Arten für die Arbeitsunfähigkeit und der damit zusammenhängenden Lohnfortzahlung. Zum einen erkrankt der Mitarbeiter während des bezugs von Kug, zum anderen bereits davor.

Erkrankt der Mitarbeiter im KUG Anspruchszeitraum oder am Tag, an dem dieser beginnt, so hat der Mitarbeiter Anspruch auf Lohnfortzahlung sowie den Zuschuss Kug, auch wenn dieser gerade erst aus dem Urlaub in der Kurzarbeitsphase kommen würde. Diesen Anspruch auf Lohnfortzahlung hat der Mitarbeiter solange, wie auch die Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfall zusteht oder auch ohne den Arbeitsausfall in Kurzarbeit bestehen würde.

Ist der Arbeitnehmer vor dem Anspruch auf Kurzarbeitergeld Arbeitsunfähig, hat er bis zum Beginn der Kurzarbeitsphase Anspruch auf normale Lohnfortzahlung. Läuft die Arbeitsunfähigkeit bis in die Kurzarbeitsphase, erhält der Arbeitnehmer vom ersten Tag der Kurzarbeit seine Entgeldfortzahlung des Arbeitgebers für verbleibende Arbeitsleistung und Krankengeld in Höhe des Kug.

Eine zusätzliche Regelung gibt es bei Arbeitsunfähigkeit an einem Feiertag im Zeitraum der Kurzarbeit. Ist der Mitarbeiter über einen Feiertag im Zeitraum der Kurzarbeit Arbeitsunfähig, muss die Entgeltzahlung für diesen Tag sowie das Kug vom Arbeitgeber übernommen werden (vgl. § 2 Abs. 2 EFZG).

Urlaub in Kurzarbeit

Eine ebenso oft gestellte Frage ist, wie sich der Urlaub in der Zeit der Kurzarbeit verhält. Grundsätzlich steht dem Arbeitsnehmer sein verfügbarer Urlaub auch in der Kurzarbeit ohne Einschränkung zu Verfügung. Trotz der Kurzarbeit hat der Mitarbeiter im Urlaub Anspruch auf die ungekürzte Lohnfortzahlung, welche sich aus dem ungekürzten Entgeld der letzten 13 Wochen berechnet (BUrlG §11 Abs. 1).

Als eine der ersten Maßnahmen ist die Gewährung des Urlaubs eine wesentliches Mittel, um Kurzarbeit zu vermeiden. Dieser kann jedoch nur dann vom Arbeitgeber verlangt werden, wenn vorrangige Urlaubswünsche des Arbeitnehmers dem nicht entgegenstehen. Die Anordnung des Urlaubs, zur Vermeidung von Kurzarbeit, ist entgegen den Urlaubswünschen des Mitarbeiters nicht zulässig.

Der Urlaubsanspruch entspricht trotz Kurzarbeit dem normalen Arbeitslohn. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise 50% Kurzarbeit hat, erhält er dadurch in der Zeit nicht doppelt soviele Urlaubstage, denn der Urlaub wird trotz Kurzarbeit voll Entlohnt.

Fakten zusammengefasst – Urlaub in Kurzarbeit

• Urlaub kann vom AG angeordnet werden, wenn dieser dem Urlaubswunsch des MA entgegensteht
• Ungekürztes Urlaubsentgeld trotz Kurzarbeit
• Ungekürzter Urlaubsanspruch
• Urlaubsentgeld wird vom AG gezahlt